A formatura representa mais do que somente um evento festivo devido a sua importância simbólica. A formatura é, antes de tudo, a consumação de um sonho para milhões de jovens brasileiros e para suas famílias: o diploma universitário.
Esse sonho, todavia, não costuma ser barato.
Logo, existe um desafio para a comissão de formatura que é responsável pelo evento: como alinhar as diversas expectativas com os valores que os formandos estão dispostos a pagar?
É complicado convencer um grande número de pessoas a despender um valor alto e muitas vezes concentrado em poucas parcelas, principalmente se as pessoas acharem o valor abusivo ou não entenderem como ele foi calculado.
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O medo das movimentações financeiras nas formaturas
Além disso, outro problema que comissões costumam enfrentar é relacionado à quantidade de movimentações financeiras durante o período de arrecadação. Algumas turmas chegam a gerar 300 boletos por mês. Dentre os aderidos, há os adimplentes, os inadimplentes, os que estão renegociando, os que cancelaram a adesão…
Com isso, temos todos os ingredientes para um problema comum em todos os níveis da nossa sociedade: falta de controle financeiro.
Há também, muitas agências de formatura não garantem por contrato a transparência das informações financeiras para as comissões – como o preço de cada fornecedor contratado, por exemplo. Dessa forma, os alunos muitas vezes não sabem ao certo se os valores cobrados para contratar os fornecedores e as atrações estão em linha com o praticado no mercado.
Assim, chegamos a três grandes desafios:
- Baixa adesão dos formandos à festa de formatura;
- Descontrole financeiro;
- Pouco poder de barganha das comissões com as agências de formatura.
As soluções existem, e começaram a ser adotadas por diversas comissões por todo o Brasil. Basicamente, estamos falando de arrecadação profissional antecipada, que oferece uma melhor gestão e controle do dinheiro.
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Formas de arrecadação
Podemos dividir em três as formas de levantar dinheiro:
- Adesão dos formandos (venda dos pacotes da festa);
- Venda de extras (convites individuais, mesas extras e cachê fotográfico);
- Outras alternativas
No rol das outras alternativas, temos as rifas, a realização de festas e outros eventos acadêmicos, a venda de itens – como canecas, brindes e doces –, entre outras opções.
Todavia, a maior parte da arrecadação da formatura vem das duas primeiras opções. Segundo levantamento do Banco de Formaturas, no Estado de São Paulo, em média, cerca de 60% da arrecadação vem das adesões e grande parte dos 40% restantes vêm da venda dos extras. Ou seja, as outras alternativas acabam tendo um impacto limitado.
Além disso, o maior problema ocorre quando a comissão planeja a adesão dos formandos sem considerar o quanto eles estão dispostos a pagar e inicia a venda dos pacotes pouco tempo antes da festa – impossibilitando a divisão do valor em mais parcelas.
Nesse caso, muito provavelmente o valor da adesão será impeditivo para muitos alunos que sonhariam em comemorar a grande conquista do diploma com a família e os amigos. Felizmente, há uma forma de fugir desse buraco.
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Arrecadação antecipada
Basta planejar e realizar a arrecadação de forma antecipada e profissional. “De forma antecipada” significa arrecadar, no melhor dos mundos, ainda no início do curso, antes mesmo de contratar uma agência de formatura.
Com isso, é possível diluir o valor da adesão em mais parcelas, facilitando a vida de alunos que teriam dificuldade em arcar com o custo concentrado, e aumentar o poder de negociação das comissões, proporcionando uma diminuição preço da festa.
Já “de forma profissional” significa oferecer diferentes opções de meios de pagamento para os formandos, realizar a cobrança automaticamente – como é possível por meio de plataformas especializadas de arrecadação e cobrança para formaturas – e ter, como aprofundaremos adiante, relatórios de controle online automatizados.
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Controle Financeiro e poder de negociação
Pela quantidade de movimentações financeiras realizadas, fica muito fácil perder o controle do que realmente entrou, do que saiu e de quem está devendo. A melhor forma de evitar isso e também de contribuir para a transparência da atuação da comissão com o restante da turma é ter relatórios consistentes.
Quais? Tenha, pelo menos, a relação de todas as compras feitas, a situação financeira atualizada de cada formando e o extrato detalhado de todos os recebimentos e pagamentos. É claro que elaborar esses relatórios fica mais complicado se o processo for manual.
Além disso, com a ferramenta de arrecadação correta, é possível checar se os valores passados pelos fornecedores para cada item são justos ou superfaturados. Isso é importante, até porque agências de formatura chegam a lucrar R$300.000,00 com uma única festa.
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É fundamental o controle para a comissão de formatura
Com os dados corretos, uma comissão de formatura tem o poder de diminuir consideravelmente os valores da formatura. Ela passa a deter o poder de criticar as contratações e verificar se são condizentes com os valores de mercado.
Ter valores em caixa ajuda no poder de barganha porque as negociações com fornecedores podem ser feitas à vista, o que aumenta as chances de obter melhores condições negociais.
Conclui-se que a melhor forma de arrecadar dinheiro para a formatura é, na verdade, fazê-lo de forma antecipada utilizando uma ferramenta que ofereça para as comissões as condições para que o custo da festa diminua e que o dinheiro arrecadado renda com os investimentos ao longo do tempo.
Ao mesmo tempo, um outro segredo para a arrecadação funcionar bem é o alinhamento da comissão com as expectativas dos formandos – sejam de custo, atrações ou espaço – para chegar ao melhor denominador possível.
Tendo o controle do dinheiro, fica muito mais fácil decidir e trabalhar para os formandos pagarem menos ou para a festa de formatura ter mais serviços ou atrações.
*Para saber tudo sobre arrecadação, veja o Guia Completo: “Tudo o que você precisa saber sobre arrecadação para formaturas”. Para acessar o texto, baixe o material clicando no link acima!